Hallo,
das ist wirklich von Behörde zu Behörde unterschiedlich, manchmal auch direkt in benachbarten Landkreisen oder -Regierungspräsidien. Die Einen wollen nur schriftliche oder persönliche Kommunikation, die Anderen reagieren nicht mal auf Korrespondenz; die Dritten haben spezielle Formulare, die man ausfüllen muss - einzeln pro Tier, einmal jährlich oder nach welchem Modus auch immer 
 
 
Alles Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen, um sinnlose Artenschutzverordnungen umzusetzen 

 - am Besten, Du gehst mal persönlich zu Deiner Behörde, stellst Dich vor und klärst die Modalitäten direkt vor Ort.
VG, Ingo